Письмо-ответ составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Страница предоставляет возможность бесплатно скачать образец обсуждаемой бумаги.
Письменный запрос требует от адресата мотивированного развернутого ответа. Письмо-ответ — тот необходимый документ, который стоит написать в подобных случаях. Сообщение составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Информационный лист содержит ограниченные рамки повествования и должен отвечать лишь на вопрос, поставленный в требовании. Письмо-ответ легко написать даже не опытному человеку, имея под рукой компьютер и принтер. Страница этого ресурса предоставляет возможность бесплатно скачать и применить в жизни образец обсуждаемой бумаги.
Рассмотрим основные особенности, включающиеся в понятие письмо-ответ. Смысл ответной реакции заключается в деловом общении контрагентов. Отличный способ урегулирования проблем в досудебном порядке позволяет сэкономить значительные средства и время участников правоотношений.
Легитимность общения заключается в бумажном носителе информации, составленном по всем правилам делопроизводства и имеющем подлинную визу руководства. Электронная переписка является ненадежным вариантом для доказательства в суде.
Письмо-ответ лучше всего передавать лично адресату. Взамен нужно получить отметку о получении на втором экземпляре. Если передать лично письмо-ответ не представляется возможным, нужно воспользоваться услугами почтовой связи, отправив документ с уведомлением и описью вложения. Имеющийся образец и комплекс иных бланков и примеров на сайте помогут составить нужное обращение собственными силами. Большинство шаблонов имеют самый простой формат и могут легко редактироваться в программе Miсrosoft Word. Приятного использования.
Дата: 2015-11-04
Письмо, которое вы отправляете от своего имени (или от имени своей компании) - это «точка контакта», формирующая впечатление. Вот и думайте сами, какое впечатление вы желаете о себе сформировать, и что для этого делаете.
Эта статья уже давно напрашивалась. И чем чаще мы в своей работе сталкиваемся с проектами по деловой переписке (например, разработка типовых шаблонов писем), понимаем, что очень мало людей и компаний обращают внимание на (казалось бы) мелочи, имеющие печальные последствия.
Мы поговорим о печатных.
Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.
В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.
Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее (”На Ваше от_______№__…”).
Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу.
В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого.
Письмо-ответ является деловым письмом, которое составляется в ответ на официальный запрос либо письмо-просьбу. Такое письмо может содержать как положительное, так и отрицательное решение (в этом случае это письмо-отказ).
В случае получения письма-просьбы или запроса, необходимо как можно быстрее дать официальный ответ. Промедление может, во-первых, выставить вашу организацию в невыигрышном свете и дать вашим компаньонам или клиентам повод считать вас ненадежным партнером.
При написании письма нередко основные сложности вызывают его начало и завершение. В последнем случае вам поможет статья Как закончить письмо. Ну а о том, как начать письмо, мы поговорим в данной статье.
Начало любого письма целиком и полностью зависит от его вида: официальное, любовное, то или иное письмо на иностранном языке. Не имеет значения, бумажное или электронное это, уточним только, что речь пойдёт о первых фразах после обращения, так как про обращения в уже существует отдельная статья Как обращаться в.
Если следовать признанной терминологии, то деловые письма относятся к разряду официальных.
В любом государстве процедура оформления различных сделок регулируются, соответствующими правовыми документами. Все сделки купли – продажи осуществляются путем составления специального договора. В зависимости от того, как правильно составлен этого договор и будет зависеть исход сделки, а в последующем и разрешение вопросов и возникших конфликтов при исполнении обязательств по такому договору.
Помните, что договор купли-продажи – это договор, по которому продавец передает некоторый товар, а покупатель приобретает право владения данным товаром, а также обязуется принять предмет, указанный в договоре, уплатив при этом определенную сумму денег.
Далее рассмотрим, как осуществить сделку купли — продажи, для которых не требуется составление договора, и все действия связанные с приемом и передачей такого товара осуществляется в момент заключения сделки.
Этот перечень товаров является единым по всей территории. Наименование организации рассмотрела Ваше заявление от.
и расширению не подлежит. Сопроводительные письма. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5.от. а также. которую просим считать его неотъемлемой частью. Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.
Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона.
Письмо-запрос, бесспорно, побрезгует ответ: вы можете сообщить, что полученный запрос изучаете, отправить каталоги, прейскуранты, предложить изменить условия, указанные в запросе, отказать в поставке т товара или другом просьбой.
Оферта — это письменное предложение о поставке товара, которую делает продавец покупателю В ней выражается желание или готовность заключить договор купли-продажи
| Выражения речевого этикета | |
| Хорошо. | В ответ на приглашение; сопровождается словами благодарности (спасибо, хорошо) |
| Пожалуйста. | Чаще в ответ на вежливою просьбу (типа: — Если тебе не трудно, принеси мне книгу, пожалуйста. — Пожалуйста.) |
| Ладно. | Согласие непринужденное |
| Сейчас. Сию минуту (минутку) | Согласие сделать что-либо немедленно. |
| Сделаю, напишу, принесу и т. д. | Часто сопровождается словом «хорошо» (Хорошо, сделаю. Хорошо, напишу.) |
| Давай (— те). Пойдём (— те) и т. д. Давайте (— те) пойдём. Пошли. | В ответ на приглашение сделать что-либо или пойти вместе (типа: — Давайте споём. — Давайте. — Пошли в кино. — Пойдёмте.) |
| С (большим) удовольствием. С радостью. Охотно. | С оттенком желания |
| Обязательно + 1-е лицо буд. времени (приду, сделаем). Не сомневайтесь (-айся). Не беспокойтесь (- койся). Какие могут быть сомнения! Можете быть спокойны (можешь быть спокоен) Можете быть уверены (можешь быть уверен). Можете (-ешь) на меня рассчитывать. | В ответ на просьбу обязательно сделать что-либо (типа: — Не забудь во вторник принести мне эту книгу. — Обязательно. Не сомневайся.) |
| (Я) не возражаю. (Я) не против (этого) Я готов. | На просьбу, приглашение (типа: — Ты не против… — Я не возражаю.) |
| Я не прочь! Я за! | Непринужденное |
| Согласен. Да. Конечно. | На вопрос о желании, согласии что-либо сделать (типа: — Ты согласен выступить с докладом на кафедре? — Согласен. Конечно.) |
| Ещё бы! | На вопрос о желании что-либо сделать (типа: — Ты хочешь поспать на этот спектакль? — Ещё бы!) Эмоциональное |
| Договорились! Решено! | При предварительных переговорах (типа: — Пойдём сегодня в кино? — А во сколько? — А во сколько? — Договорились.) |
| Так и быть. Придётся + (дать и т. д.) | С оттенком уступки, нежелания что-либо сделать (типа: — Ну дай мне этот журнал хоть на несколько дней. — Так и быть.) Непринуждённое. |
| Ну что ж делать (сделаешь, поделаешь), придётся + инф. (делать и т. д.) |
2. ОТВЕТЫ ПРИ СОВЕТЕ
3. НЕСОГЛАСИЕ В ОТВЕТ НА ПРОСЬБУ, ПРЕДЛОЖЕНИЕ.
| Выражения речевого этикета | Ситуация употребления и комментарии |
| (Я) не могу. Никак не могу. Нет, не могу. К сожалению… К несчастью… | Наиболее распространённые формы отказа: Сходи, пожалуйста, в магазин. — Я не могу, к сожалению, очень занята сейчас |
| С удовольствием бы…, но не могу. Я бы с удовольствием…, но не могу. Охотно бы…, но не могу. Мне неудобно отказывать(ся)…, но… Я хотел бы…, но… Мне бы хотелось…, но… Очень жаль, но… Мне жаль, но… | Сожаление при отказе: Ты можешь одолжить мне 20 рублей? — С удовольствием бы, но до стипендии не могу. |
| Я отказываюсь (что-либо делать). | Официальный категорический отказ. |
| Я не в силах (что-либо сделать). Я бессилен + инф. Не в моих силах + инф. | Отказом на просьбу помочь являются стилистически повышенные высказывания: Помоги мне подготовиться к экзаменам! — Я не в силах помочь тебе в этом. (Не в моих силах подготовить тебя к экзаменам.) |
| Нельзя. Нет. Нет, нельзя. К сожалению, нельзя. К сожалению, не могу разрешить. Я бы разрешил, но… | Запрещение что-либо сделать: Можно ли взять у вас эту книгу? — К сожалению, не могу разрешить, она принадлежит коллеге. |
| Конечно нельзя. Безусловно, нельзя. (Я) не разрешаю… Я запрещаю… Я не могу разрешить… Я вынужден запретить (не разрешить, отказать)… | Категорический отказ или запрещение: Можно мне почитать твой дневник? — Конечно, нельзя. Я не разрешаю этого делать. Я не могу разрешить читать мой дневник. |
| Ни в коем случае! Ни за что! Ни при каких обстоятельствах! Об этом не может быть и речи! Это абсолютно исключено! Нет, нет и еще раз нет! | Эмоционально-экспрессивный категорический запрет: |
Тема 7. Согласие/несогласие с мнением собеседника
| Выражения речевого этикета | Ситуация употребления и комментарии |
| О да! Вы правы. Я вполне согласен с вами. Я полностью согласен с вами. Это как раз то, что я хотел сказать. Вне всякого сомнения. Звучит правдоподобно. Я так и думал. Очень разумно. Конечно. Точно. Вот именно. Договорились. Не продолжайте. Все ясно. Я так и предполагал. Боюсь, что это именно так. Надеюсь, что это так (что это так и будет). Похоже, что это именно так. Похоже, что это так и будет (так и случится). Вполне вероятно (возможно). Тем лучше! | Наиболее распространённые формы согласия с мнением собеседника |
| Я вполне согласен с вами. Я полностью согласен с вами. В основном я с вами согласен… В некоторых моментах я с вами согласен… Кое в чём я с вами согласен… Этот пункт не вызывает наших возражений. Я полностью разделяю вашу точку зрения на… Моё представление полностью совпадает с вашим. Ваши условия в целом для меня приемлемы. | Официальные формы согласия |
| Нет и нет. Не могу с вами согласиться. Вы ошибаетесь. Я иного мнения. Вот в этом вы как раз и неправы. Конечно, нет. Совсем нет. Об этом не может быть и речи. Все как раз наоборот. Я против. Мне это неизвестно. Не мне судить. Ну вот вы опять за свое! Боже упаси! Вы несправедливы. Ничего подобного. Не годится Этого не может быть! | Наиболее распространённые формы несогласия с мнением собеседника |
| Боюсь, что вы упустили главное из того, что я хотел сказать. Это не совсем то, что я имел в виду. Не могу с вами согласиться. Наша точка зрения несколько расходится с вашей. Мы видим решение этой проблемы в несколько ином свете. Мы высоко ценим ваши усилия, но, к сожалению, не можем принять предложение. Данная точка зрения кажется мне убедительной, однако (тем не менее/ между тем)… У меня вызывает возражение… | Официальные формы несогласия |
| Да? Неужели? Это правда? Вы действительно полагаете, что… Сомневаюсь, чтобы… Маловероятно, чтобы… Очень в этом сомневаюсь. Вы это всерьез? Звучит заманчиво, но… Звучит невероятно, но… Всякое случается. Вы шутите. Не могу решиться. Сомневаюсь. Вряд ли. И вы хотите, чтобы я этому поверил? Я бы не сказал. Вам видней. В какой-то мере. Я не уверен. (Мне) трудно сказать. Ну и ну… И да, и нет. Вы уверены? Это все действительно так?
Как бы мне хотелось… |
Наиболее распространённые формы сомнения, относительно высказанного собеседником |
| Вы действительно полагаете, что… Я бы очень просил вас уточнить…поскольку об этом у меня есть прямо противоположная информация. У меня пока не сложилось окончательное мнение по этому поводу. Мне кажется, что этот вариант решения несколько преждевременен. | Официальные формы выражения сомнения относительно точки зрения собеседника. |
ОБРАЗЦЫ ВВОДНЫХ ФРАЗ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Благодарим за письмо от … В ответ сообщаем …
В дополнение к нашему письму от … с.г. сообщаем, что …
В ответ на Ваше письмо сообщаем, что … В подтвержде-ние нашего телефонного разговора, состоявшегося … с.г., сообщаем, что …
В подтверждение нашей телеграммы от … сообщаем, что …
В связи с Вашим письмом от … сообщаем, что, к нашему сожалению …
Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.
К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от … и вынуждены еще раз напомнить Вам (попросить Вас) о …
Доводим до Вашего сведения, что …
Мы благодарим Вас (признательны Вам) за оказанную услугу (помощь, поддержку).
Мы вынуждены уведомить Вас (напомнить Вам) …
Мы крайне удивлены Вашим письмом от …, в котором Вы сообщаете, что …
Мы получили Ваше письмо от … с.г., из которого с удовольствием узнали, что …
Мы получили Ваше письмо от … вместе с приложенными к нему документами.
Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания) …
Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы, что …
Настоящим еще раз напоминаем (сообщаем), что …
Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от … с.г. и сообщаем, что …
Подтверждаем получение Вашего письма от … со всеми приложениями.
По Вашей просьбе направляем Вам …
Пожалуйста, примите наши извинения за …
Принимаем к сведению Ваше письмо от … и сообщаем, что …
Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо …
Ставим Вас в известность … Уведомляем Вас …
Примеры фраз, которые могут составить основу делового письма
Ваш заказ будет выполнен, если Вы …
Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получении результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.
Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если Вы согласитесь внести изменения …
Ваша просьба о … удовлетворена …
В ответ на Ваше письмо от … сообщаем, что Ваша просьба о поставке … решена положительно.
В ответ на Вашу просьбу (заказ) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что выполнить ее не имеем возможности (не можем) в связи со следующими обстоятельствами.
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.
К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение. Нам необходимы дополнительные сведения о …
Настоящим просим сообщить о сроках …
Настоящим сообщаем, что Ваше предложение принято …
Обращаемся к Вам с просьбой выслать …
Просим Вас поставить нас в известность о …
Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу …
Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения по …
Просим ускорить выполнение принятых Вами обязательств по …
Образцы оборотов-скрепов
Более того …
Вам, несомненно (очевидно), известно …
Ввиду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо) добавить (заметить, отметить) …
В дополнение к вышеизложенному (высказанному, отмеченному выше) сообщаем …
В заключение ….
Во избежание задержки …
В ответ на Ваш упрек хотим сообщить, что …
Во-первых …, во-вторых …
В первую очередь …
В противном случае мы вынуждены …
В свое оправдание мы хотим сообщить …
В связи с вышеизложенным …
В связи (соответствии) с Вашей просьбой …
В сложившейся обстановке …
В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами) …
Выражаем сожаление (сомнение, недоумение, удовлетворение)…
Дело в том, что …
Кроме того …
К тому же …
Мы выражаем уверенность …
Мы испытываем затруднения с …
Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам …
Мы признаем …
Мы совершенно уверены …
Мы сожалеем …
Мы также купили бы у Вас …
Необходимо (следует, нужно) признать …
Обращаем Ваше внимание …
Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя) …
Подтверждаем получение …
Помимо того …
По нашему мнению …
Поставки будут производиться (осуществляться) …
Само собой разумеется …
Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить) …
Таким образом, …
Тем не менее (несмотря на) …
Фактически …
Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт, что …
Примеры концовок писем (без приветственного заключения или формулы вежливости)
Благодарим заранее за оказанную услугу.
В надежде на благоприятное (положительное) решение нашего вопроса.
В надежде на плодотворное сотрудничество.
Мы будем признательны за быстрый ответ.
Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни.
Надеемся на скорый ответ.
Надеемся получить ответ в ближайшем будущем и заранее благодарим.
Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу.
Ожидаем Ваших заказов (Вашего одобрения, согласия, подтверждения).
Просим вас информировать нас о принятых Вами мерах.
Просим Вас подтвердить получение письма.
Просим Вас поставить нас в известность.
Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. Просим написать нам о Вашем решении по этому вопросу.
Просим обращаться к нам, если Вам потребуется помощь (содействие).
Просим сообщить о Вашем согласии.
Убедительно просим не задерживать с ответом.
«все книги «к разделу «содержание Глав: 57 Главы: < 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57.
Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.
Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…
Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.
Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.
Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:
Уважаемый директор компании ____!
Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?
С уважением, ____ .
Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.
Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.
Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.
Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».
Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.
Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.
Можно: «Уважаемые дамы и господа! ». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя! ».
Можно: «Дорогие дети! ». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки! ».
Думаем, основную мысль вы уловили.
Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.
Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):
Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».
Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».
Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.
Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.
Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…
Амбиции . Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…
Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…
Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).
Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.
Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.
Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.
В чем это должно выражаться?
Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.
Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.
Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.
Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?! »).
Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).
«И так понятно! », — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.
Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.
Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.
Поэтому…
Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.
Это первое правило результата.
Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!
В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.
Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.
Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:
Образцы деловых писем.
(установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)
Уважаемые коллеги!
С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.
Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.
С уважением,
Коллектив Технического бюро
Институт «Оптика»
Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)
Уважаемые коллеги!
Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.
Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.
Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.
Будем признательны вам за ответ.
С уважением,
Иван Иванов
Руководитель Технического бюро
Институт «Оптика»
Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.
|
Письмо – просьба (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами) |
Письмо – претензия (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами) |
| Уважаемый Андрей Иванович!
Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую ситуацию еще можно скорректировать. Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас до 06.08.2010. сообщить информацию по отправке контрольных образцов. Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта. С уважением, |
Уважаемый Андрей Иванович!
От лица руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. Вынужден сообщить, что эта ситуация вызывает у нас крайнюю обеспокоенность. Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов. В этой ситуации способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у ОАО «Росстанс» серьезные опасения и вынуждает задуматься о применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010. Для предотвращения этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010. проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции. С уважением, |
Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для вас будет значительно менее трудозатратным.
Тамара Воротынцева
Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке :
Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
причина обращения
В связи с неполучением... ;
Учитывая социальную значимость... ;
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)... ;
Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)... ;
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... ;
Ввиду задержки получения груза... ;
Исходя из результатов переговоров по вопросу о... и т. п.
цель обращения
В целях выполнения распоряжения... ;
В целях скорейшего решения вопроса... ;
Для согласования вопросов... ;
В целях обеспечения безопасности прохождения груза... ;
Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…;
В связи с обращением в наш адрес... ;
На основании устной договоренности... ;
На основании нашего телефонного разговора... ;
Согласно постановлению правительства... ;
Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит...", "Администрация просит...", "Совет трудового коллектива просит..." и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...).
Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):
Прошу... (Просим...)
Одновременно прошу... (Также просим...)
А также прошу... (А также просим...)
При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:
1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу..." - тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.
При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...
Об отправке в наш адрес...
О направлении в мой адрес...
О высылке в адрес нашей организации...
О предоставлении мне...;
Просим (прошу) Вас (вас)...
Сообщить (нам)...
Выслать (мне)...
Срочно представить...
Немедленно доложить...
Известить (руководство предприятия) о...
Проинформировать меня о...;
Прошу Вашего (вашего) согласия на...
Отправку в адрес...
Предоставление нам...
Ознакомление... с...
Передачу... следующего оборудования... ;
Просим Вашего (вашего) содействия в...
Получении...
Скорейшей отправке...
Предоставлении дополнительной информации относительно...
Проведении... ;
Прошу Ваших (ваших) указаний...
На заключение договора о...
На выдачу со склада предприятия... представителю...
На оформление документов о...
На пересмотр... ;
Просим Вас не отказать в любезности и... .
